Umstellung der Verordnungen mit PATFAK 6.2
Die finale Umbau der Medizinakte ist durch die Umgestaltung der Verordnungen ab PATFAK 6.2 nun abgeschlossen.
Die neu gestalteten Verordnungen bieten neben der gewohnten PATFAK-Optik, die bei den Verordnungen bisher noch nicht angepasst war, und den damit verbundenen Möglichkeiten, sich die Optik durch passendes Ein- und Ausblenden von Spalten, Sortieren und Gruppieren auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen, aber auch völlig neue Funktionen.
Anwender*innen, die ausschließlich in der Medizinakte gearbeitet haben, in der bisher das Einblenden von Spalten, das Sortieren und Gruppieren nicht möglich war, sollten sich vorab mit den Grundlagen der PATFAK-Bedienung vertraut machen. Dieses Basiswissen ist Grundvoraussetzung für die Bedienung nach dem Update.
Neue Funktionen bieten neue Möglichkeiten, aber neue Funktionen müssen auch eingerichtet werden.
Bisher stand beim Abruf der Verordnungen nur die Dokumentation einer Aktion zur Verfügung: entweder das Stellen oder das Ausgeben. Genau das ändert sich ab jetzt: ab sofort ist es möglich, das Stellen, das Ausgeben und das Einnehmen zu dokumentieren. Wenn gewünscht jeweils sogar im 4-Augen-Prinzip.
Sie wollen noch mehr Sicherheit? Kein Problem: es steht auch eine 2-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung, sodass die Dokumentation der Aktionen vom Benutzer jeweils durch einen zweiten Faktor bestätigt wird. Das kann eine Passwort-Eingabe sein, eine Bestätigung in der PATFAK app oder eine Unterschrift über die PATFAK app.
Zusätzlich können Sie Korrelationen zwischen Verordnungen konfigurieren, sodass Sie auf den ersten Blick sehen, wenn Wechselwirkungen bestehen.
Neben einem Hinweis zur Verordnung können Sie auch einen Aufklärungshinweis hinterlegen.
Wiedervorlagetermine können nun gesammelt und aufenthaltsübergreifend verwaltet werden.
Grafische Übersichten der Medikationen ermöglichen einen schnellen Überblick. Vor allem im Hinblick auf Bedarfe ist direkt ersichtlich, ob für heute noch Bedarf zur Verfügung steht. Hinzukommt, dass bei der Verordnung von Bedarf, der nicht pro Zeitpunkt, sondern als Maximaldosierung pro Tag ausgewiesen wird, PATFAK nun selbstständig mitrechnet, was die Arbeit erleichtert, da nicht mehr an unterschiedlichen Stellen in der Akte geprüft werden muss, was bereits ausgegeben worden ist.
Zudem sorgt nun beim Abruf der Verordnungen eine Anzeige für abgesetzte Verordnungen für mehr Transparenz. Und wurden bereits Aktionen bei einer abgesetzten Medikation ausgeführt (z.B. die Medikation wurde bereits gestellt) schlägt PATFAK das Versenden einer zusätzlichen Nachricht vor.
Neben all den zusätzlichen Features bietet die Überarbeitung der Verordnungen nun auch mehr Struktur in der Anwendung.
Bisher waren Fehlbedienungen oder eigene Interpretationen in der Nutzung möglich, da das Programm den Anwender*innen wenig Struktur geboten und sie entsprechend geführt hat. Ab jetzt werden die Anwender*innen transparenter und strukturierter geführt, weil die Abläufe genauer definiert sind. Aber mit diesen geht daher auch mehr Verbindlichkeit einher und eine Nutzung im Sinne der konzipierten Funktionen ist alternativlos. So ist es zum Beispiel nicht mehr möglich, die Ausgabe von Eigenmedikationen zu dokumentieren.
Die Umstellung der Verordnungen ist also eine Mischung aus optischen Anpassungen, einer Vielzahl technischer Neuerungen, aber auch geänderter Abläufe und einem Aufräumen alter Strukturen. Das funktioniert am besten, wenn alle gemeinsam an einem Tisch sitzen, denn die Abläufe sind komplex und betreffen idR mehrere Berufsgruppen.
Wir unterstützen Sie dabei gern bei der Umstellung. Wenn Sie ein Angebot hierzu wünschen, können Sie dieses in unserem Shop anfordern: https://www.redline-data.de/service/shop/software/umstellung-der-verordnungen/
Das Update wird dann am Abend vor dem Termin eingespielt und im Termin werden alle neuen Optionen gemeinsam besprochen und eingerichtet und das neue Handling vorgestellt und neue Abläufe und Prozesse gemeinsam entwickelt.
Wenn Sie die Umstellung der Verordnungen selbstständig durchführen wollen, beachten Sie unteranderem besonders Folgendes:
Mit dem Update wird es eine Datenübernahme geben, d.h. dass die Verordnungen in den Akten natürlich erhalten bleiben. Gleichzeitig heißt das aber auch, dass das Update keine Verordnungen manipulieren wird. Bei allen Verordnungen, die vor dem Update angelegt waren, kann nur eine Aktion, wie vor dem Update auch, dokumentiert werden. In diesem Fall das Stellen. In den Akten werden die bestehenden Verordnungen durch das Update also ausschließlich optisch angepasst.
Eine inhaltliche Anpassung bzgl. der neuen Optionen wird mit dem Update nicht stattfinden. Die Verordnungen werden somit inhaltlich vom Update nicht berührt.
Das heißt aber auch, dass die neuen Optionen, z.B. die Dokumentation des Ausgebens und/oder Einnehmens bei laufenden Verordnungen, die vor dem Update angelegt worden sind, noch nicht zur Verfügung stehen, da das Update keine Manipulation an den Verordnungen vornehmen wird. Erst wenn neue Verordnungen nach dem Update angelegt werden, greifen die neuen Optionen, die in den Verordnungsvorlagen hinterlegt werden. Das heißt, es wird aktuell für alle festen Medikationen, die vor dem Update angelegt wurden, kein Ausgeben dokumentiert werden. Es wird nur das Stellen dokumentiert.
Auch die bestehenden Verordnungsvorlagen werden mit dem Update übernommen. Allerdings gilt es genau diese Verordnungsvorlagen zu überarbeiten, denn die neuen Funktionalitäten stehen nur dann zur Verfügung. Selbst wenn Sie keine zusätzlichen Funktionen aktivieren wollen, empfehlen wir eine Überarbeitung, da sich die Strukturen verändert haben und dann mindestens eine Überarbeitung der Gruppierungen, die bisher für die Fachgebiete bei Konsilen bzw. als Medikationsgruppen genutzt wurden, notwendig werden wird.
Was Ihrerseits zu beachten ist:
Informieren Sie die Mitarbeitenden.
Durch den Umbau gibt es optische und strukturelle Anpassungen. Arbeitsabläufe werden sich daher ändern.
Fehlerhafte Bedienungen, wie z.B. das Dokumentieren von Aktionen an Eigenmedikationen oder der Abruf von aufenthaltsübergreifenden Bedarfsmedikationen, aber auch das Anpassen von Verordnungen, bei denen nicht nur Rechtschreibfehler, sondern auch Dosierungen angepasst wurden, sind nicht mehr möglich. Das führt auch dazu, das bisherige Fehlbedienungen nun sichtbar sind.
Der Umbau ist nicht nur eine technische Anpassung, die notwendig ist und dem Zeitgeist entspricht und auch die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet, sondern durch die Verfügbarkeit neuer, zusätzlicher Optionen und das Erlernen neuer Arbeitsabläufe ist das Thema auch emotional besetzt. Überlassen Sie daher die Kolleg*innen nicht sich selbst.
Nach dem Update müssen Berechtigungen geprüft werden.
Da auch die Drucke in der Medizinakte erneuert werden, haben Sie keinen Zugriff auf alte Druckvorlagen der Medizinakte. Haben Sie sich also eigene Drucke erstellt, stehen diese nach dem Update nicht zur Verfügung. Selbstverständlich liefern wir Ihnen z.B. eine Stellliste, das Notfallblatt usw. als Standard aus.
Ab dem Tag, an dem das Update eingespielt wird, sind Aktionen für die Verordnungen fällig. Vermeintlich bereits erledigte Aufgaben (z.B. das Stellen von Medikation und/oder das Vereinbaren eines Termins für ein Konsils) werden in den Abrufen als Aufgaben angezeigt und müssen dokumentiert werden. Informationen werden somit anders und verbindlicher bestätigt.
Wenn Sie die Umstellung auf die neuen Verordnungen vornehmen möchten, benötigen Sie ein Sicherheitskennwort. Das Anfordern eines Kennwortes bietet Ihnen die Sicherheit, dass das Update nicht einfach von Externen ohne Vorbereitung und festgelegte Zeitkapazitäten zur Auseinandersetzung mit den Neuerungen eingespielt wird, was umfassende Folgen für die Abläufe in der Einrichtung haben kann. Daher haben wir uns zu diesem System mit einem Sicherheitskennwort entschieden. Ohne das Sicherheitskennwort werden beim Einspielen des Updates die Verordnungen nicht aktualisiert. Dieses Kennwort erhalten Sie nach der 'Bestätigung der nötigen Vorkehrungen zur Umstellung der Verordnungen mit PATFAK 6.2'.